Hvilke manuelle processer kan betale sig at automatisere?

Den bedste første automatisering er ofte en afgrænset opgave, som gentager sig, har et tydeligt resultat og kan måles. Begynd med at følge arbejdet, som det bliver udført i dag. Så bliver det lettere at se, hvad software kan overtage, og hvor mennesker fortsat skal træffe beslutninger.

Find en proces med et tydeligt start- og slutpunkt

Det kan være at overføre godkendte ordrer til et økonomisystem, samle dokumentation eller oprette en opgave fra en henvendelse. Beskriv, hvad der starter forløbet, hvilke systemer det berører, og hvem der har ansvaret, når noget går galt.

En proces med mange uklare regler kan kræve afklaring, før den kan automatiseres. Ellers risikerer løsningen at videreføre usikkerheden i højere tempo.

Mål arbejdet før I vurderer gevinsten

Registrér antal opgaver, tidsforbrug, fejl og efterarbejde i en repræsentativ periode. Del opgaverne i almindelige tilfælde og undtagelser. En besparelse på normalforløbet skal holdes op mod den tid, der stadig går til kontrol og særlige tilfælde.

Et enkelt regneeksempel kan gøre vurderingen konkret: 30 opgaver om ugen med 6 minutters arbejde per opgave svarer til 3 timer. Hvis kontrollen efter automatisering tager 2 minutter per opgave, er den mulige frigjorte tid 2 timer om ugen. Tallene er illustrative antagelser, ikke en dokumenteret kundebesparelse eller et løfte.

Frigjort tid er heller ikke automatisk en økonomisk besparelse. Værdien afhænger af, hvad tiden kan bruges til, om fejl reduceres, og hvilke udgifter løsningen har til udvikling, drift og vedligeholdelse.

Vælg mellem integration, faste regler og AI

Når strukturerede data skal flyttes mellem systemer, kan en API-integration være tilstrækkelig. Når beslutninger følger klare regler, kan almindelig automatisering være nemmere at kontrollere og vedligeholde.

AI kan være relevant, når opgaven indebærer variation i eksempelvis tekst eller dokumenter. Det kræver en vurdering af kvalitet, hvilke data løsningen må behandle, og hvornår et menneske skal kontrollere resultatet. Vælg teknologien ud fra opgaven og den acceptable fejlrisiko.

Uniconta-integration er et eksempel på at forbinde et økonomisystem med andre arbejdsgange. I vores IKEA/Ontec-case kan I se, hvordan software indgår i en fysisk udleveringsproces.

Afprøv løsningen på et begrænset område

Aftal på forhånd, hvad en vellykket afprøvning skal vise: eksempelvis færre manuelle trin, kortere behandlingstid eller færre fejl. Beslut også, hvilke opgaver løsningen ikke må håndtere selv, og hvordan arbejdet kan fortsætte, hvis den er utilgængelig.

Udpeg en ansvarlig for processen efter lanceringen. Nogen skal kunne reagere på fejl, ændre regler og vurdere, om løsningen stadig giver værdi. Det bør være en del af omfanget fra begyndelsen.

Et relevant næste skridt

Vælg én gentagen opgave og beskriv systemerne, hyppigheden, tidsforbruget og de mest almindelige undtagelser. Det giver et konkret udgangspunkt for en vurdering.

Læs om integrationer og AI og automatisering, eller kontakt os om jeres arbejdsgang.